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Conseils pour les voyages d’affaires

S’il est toujours recommandé d’éviter les voyages non essentiels, les voyages d’affaires, eux, sont parfois nécessaires. Si vous avez préparé la partie « voyage » de votre déplacement, vous vous épargnez du stress et pouvez consacrer plus de temps et d’énergie à la partie « affaires ». Suivez ces conseils pratiques et vous effectuerez votre prochain voyage d’affaires avec plus de confiance et de facilité.

Lisez les lignes directrices sur les voyages de votre employeur avant de partir.

Les lignes directrices sur les voyages de votre employeur vous fournissent les modalités d’approbation des voyages d’affaires, de réservation et de dépenses pour obtenir un remboursement en entier et en temps opportun. En prenant connaissance des règles au préalable, vous réduisez le risque de devoir assumer vous-même des dépenses que votre employeur ne rembourse pas. Par exemple, est-ce que l’achat d’alcool est remboursé? À combien s’élève l’indemnité journalière pour les repas? Devez-vous souscrire une assurance si vous louez un véhicule? Quel est le montant jugé acceptable pour les pourboires? Est-ce que votre employeur accepte les reçus électroniques et les photos des reçus, ou seulement les reçus imprimés? Obtenez des réponses à ces questions au préalable pour éviter d’avoir des surprises plus tard.

Emportez peu de bagages et optez pour la simplicité.

On vous l’a déjà dit, mais il est bon de le répéter : Si vous prenez l’avion, n’enregistrez pas de bagages. Une petite valise aux dimensions acceptées en cabine peut sembler insuffisante, mais pensez aux avantages. Vous éliminez le risque que votre valise soit perdue ou qu’elle arrive en retard et sortirez plus vite de l’aéroport – vous ne serez pas celui qui retarde le groupe.
Comment arriver à tout placer dans une si petite valise? Rassemblez d’abord ce dont vous avez besoin, puis éliminez-en la moitié. Rappelez-vous que vous pouvez porter des vêtements de base comme un pantalon noir plus d’une fois, avec des hauts, des cravates ou des accessoires différents. Limitez votre nécessaire de toilette. Si vous séjournez à l’hôtel, vous y trouverez l’essentiel. Roulez vos vêtements pour qu’ils prennent moins de place et ne soient pas froissés. Envisagez d’utiliser des sacs de compression pour que vos articles restent rangés.

Vous devriez aussi vous assurer que vos billets, vos documents de voyage et votre ordinateur portable soient facilement accessibles pour ne pas perdre de temps aux contrôles de sécurité.

“Rappelez-vous que vous pouvez porter des vêtements de base comme un pantalon noir plus d’une fois, avec des hauts, des cravates ou des accessoires différents.”

Tirez avantage des appareils électroniques.

De nos jours, on ne va nulle part sans un appareil électronique. Et pour cause. Nos téléphones et nos tablettes contiennent une foule de renseignements et d’applications qui facilitent la vie. En voyage, surtout pour les affaires, assurez-vous d’en tirer le maximum. Téléchargez une application de gestion des dépenses. Téléchargez des cartes de votre destination. En ce qui concerne les vols et l’hébergement, obtenez des billets et des confirmations de réservation électroniques. Prenez une photo de votre passeport et de vos autres pièces d’identité, au cas où vous les perdriez ou ils ne seraient pas à votre portée. Et pensez à télécharger de quoi vous divertir, comme des films, de la musique, des jeux ou des livres électroniques.

N’oubliez pas que vos appareils ne sont utiles que s’ils sont rechargés. Veillez à ce qu’ils soient prêts avant le départ. Et apportez un chargeur portatif et un câble de recharge supplémentaire, par précaution.

Prenez les bonnes précautions.

Il est toujours bon de penser à la sécurité et à la propreté en voyage, et maintenant plus que jamais. On veut tous éviter les problèmes de santé. Avant le départ, vérifiez s’il y a des avertissements aux voyageurs et des restrictions à destination. Si possible, évitez les vols en prenant la route. Emportez des masques et du désinfectant pour les mains ou des lingettes désinfectantes. Empruntez les escaliers plutôt que les ascenseurs. Lavez-vous les mains souvent et désinfectez les surfaces dans l’avion, comme l’accoudoir, et à l’hôtel, comme les interrupteurs, les poignées de porte et les télécommandes.

En voyageant pour affaires, vous pourriez constater qu’il est impossible d’éviter de se trouver près d’autres personnes. Vous devez sans doute participer aux réunions, mais vous pouvez peut-être limiter à l’indispensable votre présence aux activités sociales. À l’intérieur, portez un masque et maintenez une distance de deux mètres entre vous et les autres. Comptez sur les directives sanitaires et le sens commun pour vous aider à protéger votre santé et à faire de votre voyage d’affaires une réussite.

Accordez-vous du temps.

Les voyages d’affaires ont presque toujours un objectif très précis, comme assister à une réunion ou à une conférence, ou conclure un contrat. Mais vous pouvez, et devriez, vous accorder du temps. Si c’est votre première visite à un endroit, vous pourriez souhaiter voir un de ses attraits. Ou vous aimeriez peut-être découvrir la culture et la cuisine locales. Une promenade dans le quartier, un bain chaud ou une séance de conditionnement physique à l’hôtel sont d’autres façons de se détendre. En réservant du temps pour ces activités personnelles, vous augmentez vos chances de retourner au travail revigoré.

Avant de partir en voyage d’affaires, vérifiez le régime d’avantages sociaux de votre employeur pour savoir si les frais médicaux engagés à l’étranger sont couverts. S’ils le sont, vous devriez prendre le temps de prendre connaissance de ce qui est couvert et de ce qui ne l’est pas. Au contraire, s’ils ne sont pas couverts, ou si vous voulez souscrire une assurance complémentaire, vous pouvez obtenir une protection en vous procurant une Assurance voyage AMEXMD1†pour avoir l’esprit tranquille.

 

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1. L’Assurance voyage AMEXMD est une assurance voyage de groupe facultative souscrite auprès de la Royal & Sun Alliance du Canada, société d’assurances. Vous pouvez communiquer avec l’assureur en composant le 1 888 877-1710 au Canada et aux États-Unis ou en visitant le www.rsagroup.ca/fr. La présente vise à expliquer de manière concise quelques avantages offerts par l’Assurance voyage AMEXMD. Toutes les assurances sont assujetties aux modalités de la police d’assurance collective de la Banque Amex du Canada et aux exclusions et restrictions applicables décrites dans le certificat d’assurance émis au moment de l’adhésion. Veuillez lire le certificat d’assurance attentivement.

† L’Assurance voyage AMEXMD est souscrite auprès de la Royal & Sun Alliance du Canada, société d’assurances. Vous pouvez communiquer avec l’assureur en composant le 1 888 877-1710 au Canada et aux États-Unis ou en visitant le www.rsagroup.ca/fr. La Banque Amex du Canada fait la promotion de fournisseurs d’assurance et de produits qui pourraient intéresser certains de ses clients. Dans cette optique, nous n’agissons pas à titre d’agent ou de fiduciaire pour vous, et nous pouvons agir au nom du fournisseur d’assurance, tel qu’il est permis par la loi. Nous tenons à vous informer que nous sommes rétribués par les fournisseurs d’assurance et que la rétribution peut varier selon le fournisseur et le produit. Nous n’exigeons pas que vous souscriviez un produit d’assurance, et vous pouvez choisir de satisfaire vos besoins d’assurance auprès d’autres sources, selon les modalités qu’elles vous proposent.